Xəbərlər

Layihənin Həyat Dövrü: Effektiv İdarəetmə üçün Sadə Formula

Layihənin Həyat Dövrü: Effektiv İdarəetmə üçün Sadə Formula

İstər startap, istərsə də beynəlxalq korporasiya olsun, hər bir təşkilat layihələrin uğurla həyata keçirilməsində maraqlıdır. Onların hər biri fərdi yanaşma tələb etsə də, bütün layihələr oxşar struktura malikdir.

Başqa sözlə, layihənin idarə edilməsi üçün hansı metodologiya seçilməsindən asılı olmayaraq, onların hər birinin həmişə başlanğıcı, ortası və sonu olacaqdır. Bu, layihənin həyat dövrüdür.

Layihənin idarə edilməsində ixtisası olmayan insanlar layihənin idarə edilməsinin o qədər də çətin olmadığını düşünə bilərlər: müştəri ilə razılaşmaq, plan tərtib etmək və son tarixləri göstərmək kifayətdir. Ancaq bu, ilk baxışdan göründüyü qədər sadə deyil.

Məqaləmizdən layihənin həyat dövrünün nə olduğunu və layihənin mərhələlərə bölünməsinin nə dərəcədə faydalı olduğunu öyrənəcəksiniz.

Layihələrin idarə olunması üzrə ilk dəfə Azərbaycan dilində unikal interaktiv video-kurs

Layihənin həyat dövrü nədir?

Layihənin həyat dövrü spesifikliyindən asılı olmayaraq layihələrin başlanğıcdan tamamlanana qədər keçdiyi mərhələlər ardıcıllığıdır.

Bu mərhələlərin aydın şəkildə başa düşülməsi menecerlərə və liderlərə layihələri ən effektiv şəkildə idarə etməyə imkan verir. Həyat dövrünün məqsədi layihələri istiqamətləndirmək və idarə etmək üçün istifadəsi asan çərçivə təmin etməkdir.

Layihə İdarəetmə İnstitutunun (PMI) sorğularına görə, orta hesabla təşkilatlar zəif performansa görə yatırılan hər dolların təxminən 10%-ni itirirlər. Təxminən hər üç layihədən biri ilkin məqsədinə çatmır, 43%-i büdcədən artıqdır, demək olar ki, yarısı (48%) isə vaxtında tamamlanmır.

Eyni zamanda, yüksək səviyyəli rəhbər işçilərin 85%-i hesab edir ki, onların təşkilatları tam gücü ilə işləyir və strateji məqsədlərinə nail olurlar. Rəqəmlərdəki bu uyğunsuzluq bütün dünya üzrə müəssisələr üçün əhəmiyyətli maliyyə itkilərinə səbəb olur.

Layihənin həyat dövrü kömək edir:

Komanda və müştərilər arasında ünsiyyəti yaxşılaşdırın.

Məqsədin mövcud resurslarla əldə oluna biləcəyinə əmin olun.

Riskləri idarə edin və onları minimuma endirin.

Layihələrin idarə olunması üzrə ilk Azərbaycan standartı! #RashadIbrahimov

Layihənin həyat dövrünün hansı mərhələləri var?

Layihənin həyat dövrünün mərhələləri

Project Management Body of Knowledge və ya PMBOK-a görə, həyat dövrü beş mərhələdən ibarətdir:

1. Təşəbbüs.
2. Planlaşdırma.
3. İcra.
4. Nəzarət.
5. Tamamlama.

Bir qayda olaraq, dövrün mərhələləri ardıcıl olaraq, bir-bir gedir. Ancaq fərqli şəkildə baş verir. İcra zamanı dəyişikliklər olarsa, gələcəkdə layihə komandasının işini tənzimləmək üçün həmişə planlaşdırma mərhələsinə qayıda bilərsiniz.

Həyat dövrünün hər bir mərhələsini ayrıca nəzərdən keçirin.

 

1. Təşəbbüs

Təşəbbüs konsepsiya üzərində işin başlanması, onun planlaşdırılması və həyata keçirilməsinə hazırlıqdır. Başlamaq üçün komanda üçün tapşırığın nə olduğunu və fikrinizin problemi həll etməyə kömək edib-etməyəcəyini müəyyənləşdirin. Cavab bəli olarsa, konsepsiya və biznes işini yazmağa, həmçinin tərəfdaşlar axtarmağa başlayın.

Başlanğıc mərhələsi çoxlu müzakirə, araşdırma və təhlili əhatə edir. Potensial tərəfdaşlarla görüşərkən onlar üçün nəyin vacib olduğunu, keçmişdə hansı layihələrə rəhbərlik etdiklərini və gələcəkdən nə gözlədiklərini öyrənməyə çalışın.

Bu mərhələnin vəzifəsi ümumi məqsədləri müəyyən etməkdir, onların həyata keçirilməsi tərəflərin hər birini istənilən nəticəyə aparacaqdır.

Razılaşmalar əldə edildikdən sonra əsas tezisləri və razılaşmaları layihə nizamnaməsində təsbit etmək lazımdır. Nizamnamə layihəni təsvir edən rəsmi, kifayət qədər qısa sənəddir. Bu, planlaşdırmanın vacib komponentidir, çünki o, layihənin bütün həyat dövrü boyunca istifadə olunur və iş prosesi boyunca bütün mübahisəli məsələləri həll etməyə kömək edir.

Nizamnamə layihə haqqında aşağıdakı məlumatları əks etdirir:

Məqsəd və missiya.

Üstünlüklər.

Mümkün risklər.

Planlaşdırılmış büdcə və vaxt qrafiki.

Əsas tərəfdaşlar/maraqlı tərəflər.

2. Planlaşdırma

Sənədlər imzalandıqdan və şərtlər maraqlı tərəflər tərəfindən nəhayət təsdiq edildikdən sonra planlaşdırma mərhələsi başlayır.

Menecer indi hər bir komanda üzvünün iş prosesinin istənilən mərhələsində istinad edə biləcəyi ətraflı layihə planı (və ya yol xəritəsi) yaratmağa davam edir. Sənəddə tərəflərin gözləntilərinə uyğun gələn təfərrüatlar və məqsədlər təfərrüatlıdır.

Planlaşdırma mərhələsində menecer iş axınını kiçik tapşırıqlara bölür, komanda yaradır, komandanı uğurla idarə etmək üçün rollar təyin edir, tapşırıqların addım-addım ardıcıllığını işləyib hazırlayır və son tarixləri təyin edir. Tapşırıqların müvəffəqiyyət şansının daha yüksək olması üçün onların hər biri üçün kifayət qədər resursların olduğundan əmin olmaq vacibdir.

Qeyd etmək yerinə düşər ki, Gantt diaqramı yol xəritəsini yaratmaq və idarə etmək üçün əla vasitədir. Diaqramlar planlaşdırma və planlaşdırma və həyat dövrünün bütün mərhələlərində irəliləyişi izləmək üçün idealdır.

 

Gantt diaqramı ilə siz həmçinin:

• Asılılıqlar, mərhələlər yaradın.
• Hər bir komanda üzvünün iş yükünü izləyin.
• Komanda ilə əlaqə qurun.
• Hesabatlar yaradın.
• Faylları məşhur formatlara ixrac edin.
• Layihə portfelləri ilə işləmək.
• Diaqramları paylaşın.
• İş və şəxsi təqvimlər yaratmaq,
• və daha çox.

 

Cədvəl hazır olduqda, əsas rollar və vəzifələr müəyyən edildikdə, mümkün risklər və onların qarşısının alınması yolları müəyyən edildikdə, büdcə planlaşdırıldıqda, təşkilat yığıncağının vaxtıdır.

Bu görüş zamanı menecer layihəni və onun məqsədlərini təqdim edir, planın ən mühüm mərhələlərini komanda ilə müzakirə edir, sualları cavablandırır, həmçinin komandanın prosesdə istifadə edəcəyi alətlərlə hamını tanış edir. Ümumi yığıncaqdan sonra komanda üzvlərinin hər biri bütövlükdə layihə, onun mərhələləri və onların həyata keçirilməsi haqqında aydın təsəvvürə malik olmalıdır.

Bunun üçün görüşdən sonra iştirakçılara layihə planına daimi giriş imkanı vermək tövsiyə olunur. Beləliklə, komanda üzvləri iş prosesində baş verən hadisələrdən və dəyişikliklərdən daim xəbərdar ola biləcəklər.

 

3. İcra

İndi layihə təsdiq edildikdən, komanda formalaşdırılıb və işə başlamağa hazırdır, iş prosesi icra mərhələsinə keçir.

Bu mərhələdə menecerin vəzifəsi bütün şöbələrin işinin sinxron işə salınmasına nəzarət etmək və hər kəsin öz işini gördüyünə əmin olmaqdır.

4. Nəzarət

Bu mərhələ adətən başlanğıc mərhələsi ilə üst-üstə düşür. Çünki qarşıya qoyulan məqsədlərə çatmaq və layihəni mümkün qədər uğurla başa çatdırmaq üçün iş prosesinə təhlükəsiz şəkildə başlamaq kifayət deyil. Lider daima komandanın ilkin plana əməl etməsini təmin etməlidir.

Buna görə də, həyat dövrünün bu mərhələsində menecer resurslara və tapşırıqların vaxtında yerinə yetirilməsinə nəzarət edir, komanda üzvlərini koordinasiya edir, gözlənilməz hallar olduqda dərhal layihə planına dəyişikliklər edir.

Bu mərhələdə planda dəyişikliklər tamamilə normaldır. Bu vəziyyətdə çeviklik hətta əllərdə də oynayır. Axı problem nə qədər tez müəyyən edilsə, bir o qədər tez həll olunacaq. Və unutmayın ki, bütün yeniliklər müştəri ilə razılaşdırılmalıdır.

Komanda ilə aralıq görüşlər keçirin. Bu görüşlərdə menecer layihə iştirakçılarından iş prosesi ilə bağlı rəy toplayır, yenilikləri və düzəlişləri müzakirə edir. Həmçinin, mübahisəli məsələlərin birgə müzakirəsi çox vaxt problemli vəziyyətlərin yeni, çox vaxt daha təsirli həll yollarına gətirib çıxarır.

5. Tamamlama

Bu, sonuncu mərhələdir ki, bu da onun rəsmi sonu deməkdir. Ancaq dərhal əllərinizi yumayın və növbəti işə keçin. Komandanın peşəkarlığı və işi haqqında xoş təəssürat yaratmaq üçün təcrübəli menecer:

• Layihəni sənədlərlə birlikdə müştəriyə və ya gələcəkdə ona rəhbərlik edəcək komandaya təhvil verin.
• Səhvlər üzərində işləyəcək. Bu yekun görüşdə komanda layihənin uğur və uğursuzluqlarını öyrənəcək.
• Komandanın nəticələri ilə maraqlanan müştərilərə və rəhbərlərə tədbirin uğuru barədə məlumat verin.
• Gələcəkdə asanlıqla əldə etmək üçün sənədləri mərkəzləşdirilmiş depoya yerləşdirin.
• Layihə artıq rəsmi olaraq tamamlanıb.

Layihənin Həyat Dövrü Nümunəsi

Musiqi festivalının planlaşdırılması, təşkili və keçirilməsi nümunəsindən istifadə edərək həyat dövrünün bütün mərhələlərinə daha yaxından nəzər salaq.

Beləliklə, başlanğıc mərhələsində lazımdır:

• Layihənin məqsədlərini formalaşdırmaq.
• Problemi öyrənin. Başqa sözlə, artıq mövcud olan festivalları təhlil etmək, hədəf auditoriyanın ehtiyaclarını müəyyən etmək.
• Bu festivalın konsepsiyası və məqsədi üzərində düşünün.
• Tədbirin həyata keçirilməsini iqtisadi baxımdan əsaslandırın.
• Potensial tərəfdaşlar tapın və onlarla görüş təyin edin.
• Layihənin xülasəsini təqdim edəcək sənəd hazırlayın (məqsədlər, tərəfdaşlar, həyata keçirmə qrafiki və tədbirin büdcəsi haqqında məlumat).

Tərəfdaşlar tapıldıqda və sənədlər imzalananda biz daha ətraflı fəaliyyət planı (planlaşdırma mərhələsi) tərtib edirik. Bunun üçün sizə lazımdır:

• Planlaşdırılan festivalın məqsədlərini və məqsədini yazın.
• Tərəfdaşları, müştəriləri, podratçıları və digər maraqlı tərəfləri təyin edin.
• Hazırlığı hissələrə bölün (rəssamların sifarişi, axtarış və saytla razılaşmalar, səhnə quraşdırılması, dizayn, media ilə iş və s.) və mərhələlərin hər biri üçün aydın təqvim cədvəli tərtib edin.
• Komanda toplayın, hər bir şöbəyə məsul təyin edin.
• Mümkün riskləri və onların qarşısının alınması yollarını təsvir edin (məsələn, güclü yağış zamanı pulsuz yağış paltarları veriləcək).

Qarşıdan gələn musiqi festivalının komandası təfərrüatlı planla tanış olduqdan sonra iş prosesinə (icra mərhələsinə) təhlükəsiz başlaya bilərik.

Aktiv hazırlıq işləri başlayır: məkanın axtarışı, musiqiçilər ilə danışıqlar, festivalın vizualının hazırlanması, elan edilməsi və s.

Sonra komanda yer üzrə işləməyə davam edir. Səhnənin, monitorların, səs avadanlıqlarının quraşdırılması. Festivalın ərazisində oyun zonaları, istirahət zonaları, yemək meydançaları və bir çox başqa əyləncələr var.

 

Ümumi məşqlər keçirilir, su alınır, soyunub-geyinmə otaqları, mətbuat meydançası hazırlanır. Və nəhayət, tədbirin keçiriləcəyi gün gəlib çatır.

Bütün bu müddət ərzində layihə meneceri (və ya menecerlər) hər bir tapşırığa, hər bir iş prosesinə (nəzarət mərhələsi) nəzarət edir. Fors-major hallarda menecer operativ şəkildə problemləri həll edir, plana düzəlişlər edir və dəyişikliklər komanda ilə aralıq iclaslarda müzakirə edilir və razılaşdırılır.

Festival keçdi, tamaşaçılar sevindi, səhnə söküldü. İş kiçikdir: sənədləri bağlayın və işin nəticələrini komanda ilə müzakirə edin (tamamlama mərhələsi).

İndi siz istirahət edə və həmkarlarınızla daha bir uğurlu hadisəni qeyd edə bilərsiniz.

Nəticə

Layihənin idarə edilməsi bəzən hədsiz görünə bilər. Bununla belə, layihəni layihənin həyat dövrü adlanan beş fərqli mərhələyə bölmək komandaya vaxtı və resursları ağıllı şəkildə idarə etməyə kömək edəcək ki, bu da istənilən ölçülü və ya mürəkkəblikdəki layihələrin uğur şansını artırır.

Menbe : https://blog.ganttpro.com/ru/zhiznenniy-cykl-proekta-project-life-cycle/

21.06.2022