Xəbərlər

E-poçt məhsuldarlığınıza necə təsir edir?

E-poçt məhsuldarlığınıza necə təsir edir?

50 ilə yaxındır ki, e-poçt iş günlərimizin ritmi olmuşdur. Əhəmiyyətli bir ünsiyyət vasitəsi olsa da, məhsuldarlığımıza təsir göstərir.

E-poçtlara aludəsiniz? Sizcə yox. Bununla belə, Fransada hər gün 1,4 milyard mesaj mübadiləsi aparılır. Çoxsaylı araşdırmalar göstərir ki, bu, hələ də işçilər üçün üstünlük verilən ünsiyyət vasitəsidir. Rəqəmlər təsir edicidir:

• İş yerində işçilər hər gün orta hesabla 88 e-poçt alır və 34 məktub göndərirlər. Gündə yalnız 12 e-poçt spam hesab olunur. (Radicati Group, Mart 2015)
• Fransız menecerlər e-poçtlarını emal etməyə gündə orta hesabla 5 saatdan çox, Amerika rəhbərləri üçün isə 6 saatdan çox vaxt sərf edirlər (2016-cı ildən aşağı).
• Fransız işçilərin 43%-i ən azı on dəqiqədən bir işini dayandırır və 31%-i işlərində diqqətinin yayındığını etiraf edir.

İdarə etmək üçün bu qədər mesajla işdə məhsuldar və 100% səmərəli olmaq mümkün deyil. Əhəmiyyətli bir mesajı qaçırmaq və ya kiminsə cavab verməsini gözləmək üçün vaxt itirmək stresindən danışmağa dəyməz.

E-poçtun məhsuldarlığı aşağı salmasının 5 səbəbi

Bu, danılmazdır, e-poçt, bir çox üstünlüklərinə baxmayaraq, məhsuldarlığı dayandırır. Bunun səbəbi budur.

E-poçt diqqətimizi işdən yayındırır

E-poçt işdə diqqəti yayındıran bir nömrədir. Poçt qutunuz həmişə açıqdır və vizual və səsli bildirişlər sizi daim yeni e-poçtların gəlməsi barədə xəbərdar edir. Bu şərtlər altında gördüyünüz işə 10 dəqiqədən artıq diqqəti cəmləmək mümkün deyil. E-poçtu dərhal oxumağa və ona cavab verməyə tələsməsəniz belə, işiniz kəsildi və fikrinizin bir hissəsi tamamilə diqqətinizi etdiyiniz işə yönəltməkdənsə, oxumadığınız e-poçt haqqında düşünür.

Loughborough Universitetinin hesabatına görə, kəsilən e-poçtdan bərpa etmək və işi dayandırdığınız zaman eyni sürətlə davam etdirmək orta hesabla 64 saniyə çəkir. Bu vaxtı hər gün aldığımız e-poçtların sayına vursaq, bu, əhəmiyyətli miqdarda vaxt itkisi (və buna görə də pul) deməkdir.

Həll yolu: Daim yeni mesajlarla diqqətinizi yayındırmamaq üçün gələnlər qutusunu bağlayıb bütün bildirişləri söndürməklə və ya istəsəniz, onları yalnız iki və ya üç saatdan bir qəbul etmək üçün təyin etməklə başlayın. Sonra e-poçtlarınızı yoxlamaq üçün vaxt intervalları təyin edin. Məsələn, nahar fasiləsinə getməzdən əvvəl və ya səhər və günortadan sonra qəhvə fasiləsi zamanı.

Multitasking Problemi

RescueTime-a görə, iş gününüzün demək olar ki, yarısını çoxlu tapşırıqlara sərf etdiyinizi bilirdinizmi? Siz bunu dərk edə bilməzsiniz, lakin daim e-poçtunuza qoşulmaq çoxlu tapşırıq sayılır. Onda siz tapşırıqlarınıza daha az diqqət yetirirsiniz və fasilələrə və müxtəlif iğtişaşlara daha açıq olursunuz. Və biz bilirik ki, multitasking məhsuldarlığımıza və layihələrimizə zərər verir.

Həll yolu: əvvəlki bənddə olduğu kimidir. Poçt qutunuzu bağlayın, bildirişləri dayandırın və yalnız günün müəyyən vaxtlarında mesajlarınızı yoxlayın. Fövqəladə vəziyyət yaranarsa, işçiləriniz sizinlə əlaqə saxlaya biləcəklər.

E-poçt hərtərəfli bir vasitə deyil

E-poçtun əsas funksiyası bir insana mesaj göndərməkdir, vəssalam! Çox adam müzakirələrə başlamaq və ya hər kəsi kopyalayaraq görüşlər təşkil etmək üçün e-poçtdan istifadə edir. Problem ondadır ki, siz həmkarlarınızın e-poçtlarını (bəziləri hətta narahat deyil) təsirli miqdarda e-poçt ilə çirkləndirirsiniz və sonra hər kəs öz növbəsində cavab verir və beləliklə, öz poçt qutunuza su basır. Nəticə: hər kəs diqqəti yayındırır, e-poçt zəncirlərini oxumaq və cavablandırmaqla məşğuldur, vacib tapşırıqlar üzərində işləmək əvəzinə hər kəsə uyğun görüş tarixi tapmağa çalışır. Məhsuldarlıq zərbə vurur.

Həll yolu: görüşlərin təşkilini asanlaşdıran və ya işçilər arasında ani mübadilələri təşviq edən çoxlu alətlər var. Layihə idarəetmə proqramları bunlardan biridir. Ani mesajlaşma sayəsində eyni komandanın üzvləri qarşılaşdıqları problemləri müzakirə edib daha asan və tez həll edə bilirlər. Görüşlər bir neçə kliklə təşkil edilir və iştirak edən hər kəs bildiriş alır. İkinci dərəcəli işlərə sərf olunan vaxtı azaltmaqla məhsuldarlığınızı artırmaq üçün yaxşı bir yoldur.

Zaman qrafikinin hazırlanması və izlənməsi - ANONS

E-poçt itirilə bilər
E-poçt təcili sorğular və ya sürətli təsdiqlər üçün uyğun alət deyil. Əgər o, artıq yüklənmiş poçt qutusuna düşərsə, diqqətdən kənarda qalacaq və ya təsadüfən silinəcək. Göndərən onu yazmağa və gəlməyəcək və ya vaxtında çatmayacaq cavabı gözləməyə vaxt itirəcək.

Həll yolu: bacarırsınızsa, üz-üzə gedin və dərhal cavab almaq üçün birbaşa həmkarınıza və ya menecerinizə müraciət edin. Əks halda telefonu götürün. Daha təsirli bir şey hələ icad edilməmişdir.

Nəhayət, e-poçtunuzu təşkil etmək, müxtəlif e-poçtları alt qovluqlara təsnif etmək və lazımsız e-poçtları silmək daha yüksək effektivlik üçün vacib vəzifələrdir.

Kopyalamadan həddindən artıq istifadə

Bütün həmkarlarınızı e-poçtlarınızın nüsxəsinə daxil etməklə düzgün iş etdiyinizi düşünürsünüz. Beləliklə, hər kəs layihənin gedişatı barədə məlumatlandırılır. Bununla belə, hamını bu və ya digər mövzu ilə maraqlandırmır, nə də eyni səviyyədə təfərrüat.

“CC” funksiyasının artıqlığı iki problem yaradır:

• Həmkarlarınız onlara aidiyyatı olmayan e-poçtun surətində olmaqla yanaşı, avtomatik olaraq bu e-poçtla əlaqəli bütün cavabları, yəni yalnız konsentrasiyasını pozacaq və poçt qutularını dolduracaq faydasız e-poçt selini alacaqlar.
• E-poçtu açan, oxuyan, başa düşən və reaksiya verən (silmək, məhəl qoymamaq, ona cavab vermək və ya tələb olunan hərəkəti etmək) çox sayda insanın məhsuldarlığını məhv edirsiniz. İşçiləriniz daha sonra əsas işlərindən yayındıqlarını görürlər.

Həll yolu: bütün şirkəti köçürməzdən əvvəl özünüzdən soruşun ki, bu məlumat həqiqətən bu və ya digər şəxs üçün aktualdır və lazımdırmı. Bu e-məktubu alan hər kəsdən reaksiya və ya hərəkət gözləyirsiniz? Yoxdursa, onu yalnız həqiqətən maraqlanan insanlara göndərin.

PMO.az Layihə Düşüncə Məktəbi təlim qeydiyyat səhifəsi istifadəyə verildi.

xülasə

E-poçt məhsuldarlığınıza müxtəlif yollarla təsir edir. Bunun qarşısını almaq üçün onun istifadəsi ilə bağlı pis vərdişlərinizi dəyişdirməlisiniz, e-poçtunuzla məsləhətləşmədən surətini göndərməyə qədər.

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/comment-les-emails-affectent-ils-votre-productivit%C3%A9

28.06.2022