Xəbərlər

Çevik Planlaşdırma: Layihə Menecerləri üçün 5 Məsləhət

Çevik Planlaşdırma: Layihə Menecerləri üçün 5 Məsləhət

Nə vaxtsa yeni bir layihəyə başlayarkən bunu düzgün başa düşdüyünüzü hiss edirsiniz? Mən məqsədləri, məqsədləri, nəticələri, komanda və cədvəli nəzərdə tuturam. Lakin sonra gözlənilməz dəyişiklik diqqətlə hazırlanmış planınızı pozur.

Əgər belədirsə, panik etməyin. Bu çevik planlaşdırma məsləhətləri ilə siz planlarınızı düzəldə və dəyişikliklərə hazır ola bilərsiniz.

Buna keçməzdən əvvəl sizə layihənin idarə edilməsində çevik yanaşmanın mənimsənilməsinin niyə bu qədər vacib olduğunu söyləmək istərdim.

Çevik planlaşdırmadan necə faydalana bilərsiniz?

Çevik planlaşdırma menecerlərə bir çox layihə üzrə komanda iş yükünü və resursları daha dəqiq planlaşdırmağa imkan verir. Çox vaxt proqnozlaşdırıla bilməyən çoxlu dəyişənlər olur, xüsusən proqram təminatının inkişafı və ya agentlik mühitində. Bu, layihənizin büdcəsinə, vaxt qrafiklərinə və sonuncu, lakin ən vacib vaxt qrafiklərinə təsir göstərə bilər. Çevik planlaşdırma menecerlərin köhnə planlara sadiq qalmasının qarşısını alır və onlara bütün gözlənilməz dəyişikliklərə uyğun hərəkət etməyə imkan verir.

Yeri gəlmişkən bu mövzüya dair qısa video layihə düşüncə YouTube kanalımızda baxa bilərsiniz

Çevik Planlaşdırma Məsləhətləri

1. Xarici hadisələri nəzərdən keçirin

Xarici asılılıqların qiymətləndirilməsi sizə nəzarət etmədiyiniz şeyləri kəşf etməyə imkan verir.

Xarici təsirlərə iki nümunə, təbii ki, bir layihəni qiymətləndirərkən adətən nəzərə aldığınız vaxt və pul və milli bayramlar və ya işçilərinizin xəstəlik vərəqələri kimi hadisələrdir.

Nəzarətinizdə olmayan asılılıqlarla qarşılaşdığınız zaman, ən yaxşı nəticələr üçün onları idarə etməyə çalışın. Məsələn, milli bayramlar kimi hadisələri, PMI tərəfindən göstərildiyi kimi, PMI tərəfindən təklif edildiyi kimi əvvəlcədən asanlıqla yoxlaya bilərsiniz:

Layihənin müddəti ərzində baş verən milli bayramlar və ya işçilərin istirahət günləri kimi hadisələri tapın.

Hadisə ilə əlaqədar əlçatan olmayan işçi qruplarını müəyyən edin (məsələn, uzaq komandalarla işləyirsinizsə).

Hadisənin layihənizin gedişatına təsirini hesablayın.

İtirilmiş tərəqqi səbəbindən əlavə vaxtı hesablayın və bunu planlarınıza daxil edin.

2. Riskləri və problemləri müəyyən edin

Bu yaxınlarda biz ümumi resursların idarə edilməsi məsələlərini sadaladıq. Onlardan bəzilərini təqdim edirik:

Layihə üçün zəruri bacarıqların tanınması.

Komandanın mövcudluğunu və imkanlarını layihə cədvəli və iş yükünün idarə edilməsi ilə uyğunlaşdırın.

Siz bütün mövcud əməkdaşları sadalaya və sonra layihəniz üçün ən uyğun olanları seçə bilməlisiniz. Bəs onlardan biri xəstələnsə və ya siqareti tərgitməyə qərar verərsə nə etməli? Onları əvəz edə biləcək insanlar varmı? Yoxdursa, başqasını işə götürmək imkanı varmı, məs. freelancer?

Məhdudiyyətlərinizi bilərək, müxtəlif ssenarilər təklif edə və onlar üçün əvvəlcədən həll yolları tapa bilərsiniz:

Komandanızdakı məsuliyyətlər haqqında aydın təsəvvürə sahib olmaq üçün RACI cədvəli yaradın.

bacarıq və ya adlar daxil olmaqla, bütün işçiləriniz haqqında ümumi məlumat əldə edin.

Komanda üzvlərinizdən birinin əlçatmaz olması halında layihəyə daxil ola biləcək işçilərin siyahısını hazırlayın.

Fərqli nəticələrin layihəyə, komandaya və iş yükünə təsirini hesablayın.

Siz həmçinin layihədəki bütün fəaliyyətləri sadalamaq və hər birinə mümkün riskləri təyin etmək üçün iş bölgüsü strukturu (İİS) yarada bilərsiniz.

Potensial riskləri müəyyən etməyin başqa bir yolu tarixi məlumatlara baxmaqdır. Sadəcə keçmiş layihələrinizi nəzərdən keçirin və qarşılaşdığınız problemləri araşdırın. Sonra onların bu layihədə də baş vermə ehtimalının olub-olmadığını qiymətləndirin və cavablar hazırlayın.

Layihə Düşüncə kanalına xoş gəlmisiniz. #Rəşadİbrahimov

3. Müştəri prioritetlərini tez-tez yoxlayın

Layihəyə hazırlaşarkən, ehtimal ki, layihə məqsədləri və asılılıqları özündə birləşdirən yüksək səviyyəli plan yaratmısınız.

Siz də etməli olduğunuz şey, müştərinizin prioritetləri ilə bağlı tez-tez yeniləmələri planlaşdırmaqdır ki, cədvəlinizdə potensial dəyişiklikləri yoxlayasınız.

Bu yolla siz müştərinizlə eyni dalğa uzunluğunda olduğunuza və planın onların gözləntilərinə cavab verdiyinə əmin olursunuz.

4. Alternativ Ssenariləri Eskiz edin

Alternativ ssenarilərə baxmaq layihənizi daha inamla idarə etməyə imkan verir.

Birincisi, layihənizin kritik yolunu yoxlayın, bu, bütün tapşırıqların və onlar arasındakı asılılığın parçalanmasıdır. Layihənin həyata keçirilməsi üçün vacib olan səbəb-nəticə əlaqələrini və vəzifələri tapın. Sonra uça bilən tapşırıqları axtarın, yəni onların irəliləyişinin dəyişdirilməsi layihənin ümumi uğuruna təsir etməyəcək və ya onun qrafikini pisləşdirməyəcək. Bir çox layihə idarəetmə alətləri kritik yolu izləməyi asanlaşdıraraq tapşırıqları etiketləməyə imkan verir.

Ölçülə bilən fəaliyyətlər və mərhələlər təyin etməklə və sonra üzən tapşırıqlar əlavə etməklə, lazım gələrsə, tapşırıqları yenidən sıralamaq və ya resursları çıxarmağın nə qədər mümkün olduğunu görəcəksiniz.

Layihə menecerləri üçün beynəlxalq dərəcəli IPMA ICB4 sertifikatı barədə

5. Komandanız və müştərinizlə görüşləri planınıza daxil edin

Komandanız və müştərinizlə tez-tez görüşlər təşkil etmək sizə məlumatlı olmağa və yaranan riskləri və problemləri müəyyən etməyə kömək edəcək. Layihə başlamazdan əvvəl bu görüşləri planınıza daxil edin və onların nə vaxt və necə keçiriləcəyi barədə komandanızı və müştərinizi xəbərdar edin.

Hansı görüşləri daxil etməlisiniz?

Gündəlik Sprint Planlaşdırma, Sprint Retrospektiv və Sprint İcmal kimi Scrum görüşləri sizi layihənin gedişatı haqqında məlumatlandırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Bu görüşlər həm də komandanızın üzləşdiyi hər hansı maneələr haqqında məlumat əldə etməyə kömək edəcək ki, siz hərəkətə keçə və problemlərə həll yolları tapa biləsiniz.

Müştərinizlə görüşlər sizə onları irəliləyişlə bağlı yeniləməyə, həmçinin işi sonradan təkrar etmək əvəzinə dərhal daxil edə biləcəyiniz rəy əldə etməyə imkan verir.

Layihənizə nəzarət edin və lazım olduqda planlarınızı düzəldin

Layihə planını vaxtından əvvəl yaratmaq o demək deyil ki, sonradan ona yenidən baxmağa ehtiyac yoxdur.

Çevik planlaşdırma o deməkdir ki, sizin yüksək səviyyəli layihə planınız ola bilər, həm də onu necə tənzimləməyi, riskləri və problemləri izləməyi və lazım gəldikdə onu təkmilləşdirməyi bilirsiniz.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/flexible-planning/

1 ay ərzində beynəlxalq sertifikat alma imkanı təqdim edir 

06.07.2022